Ny kontrolpakke til opbevaring af selskabsdokumenter

Der er kommet ny kontrolpakke til opbevaring af selskabsdokumenter. Dette sker på baggrund af, at der er opstået et stigende behov for en mere effektiv og målrettet indsats over for økonomisk kriminalitet efter de seneste års lempelser for virksomheder. Det har også givet behov for præcisering af ledelsesansvaret i selskabsloven. Derudover skal der laves flere tiltag, som skal give Erhvervsstyrelsen mulighed for at kontrollere selskabers indberettede oplysninger.

Med den nye lov kommer der en ny kontrolpakke med det overordnede formål at give bedre værktøjer til håndteringen af økonomisk kriminalitet gennem en mere effektiv og hurtigere indsats. Den nye lov træder i kraft den 1. januar 2021.

Vi giver dig nedenfor at overblik over de nye regler!

Hvad medfører kontrolpakken?

Med den nye kontrolpakke er der givet hjemmel til tværgående tiltag. På den måde kan der udføres en kontrol på tværs af lovområder internt i Erhvervsstyrelsen og eksternt i samarbejde med andre myndigheder, eksempelvis Skattestyrelsen. Skatteforvaltningens og Erhvervsstyrelsens indsats er med den nye kontrolpakke styrket. Der kan derfor i fremtiden blive gennemført en mere effektiv og hurtigere kontrol af økonomisk kriminalitet på flere områder.

Regnskabskontrollen skærpes

Små og mellemstore virksomheder, der ikke har oplyst deres nettoomsætning i årsrapporten i medfør af årsregnskabslovens § 32, forpligtes efter lovens ikrafttræden til at indberette nettoomsætningen til Erhvervsstyrelsen i forbindelse indsendelse af årsrapporten.

Det bemærkes, at nettoomsætningen ikke bliver offentliggjort og er undtaget fra aktindsigt, men at grundet den nye tværfaglige kontrol vil oplysningen kunne blive givet videre til andre offentlige myndigheder. Såfremt årsrapporter har alvorlige fejl eller mangler, vil Erhvervsstyrelsen nu få mulighed for at trække offentliggjorte årsrapporter tilbage.

Selskabskontrollen skærpes

For at bekæmpe anvendelsen af stråmænd, kommer der et krav om, at den registrerede selskabsledelse skal udgøres af personer, som faktisk fungerer som ledelsesmedlemmer. Desuden indeholder kontrolpakken flere tiltag, som gør det muligt for Erhvervsstyrelsen at kontrollere selskabernes indberettede oplysninger, så oplysningerne sikres bedst muligt.

Kontrollen med selskabskapitalen skærpes ligeledes med et krav om, at der ved kontante kapitalforhøjelser skal indsendes dokumentation for indbetalingen af selskabskapitalen.

Opbevaringsperiode af selskabsdokumenter på 5 år

Den nye kontrolpakke medfører en forpligtelse for et selskabs direktion om at opbevare selskabsdokumenter i en periode på 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører.

I forvejen er selskaber forpligtet til at opbevare relevante selskabsdokumenter forsvarligt, og denne forpligtelse strækker sig i nogle tilfælde i længere tid end 5 år. Det kan eksempelvis være nødvendigt at opbevare det oprindelige stiftelsesdokument, såfremt der efter lang tid opstår en problemstilling, hvor det er påkrævet at fastlægge forhold af betydning for selskabet og dets ejere. Denne pligt bortfalder ikke som følge af det nye krav om en opbevaringsperiode på 5 år.

Dette kommer til at gælde for opbevaringen af selskabsdokumenter:

  • Opbevaring af selskabsdokumenter skal foregå på sådan måde, at de uden vanskeligheder kan gøres tilgængelige for de offentlige myndigheder, som kan kræve indsigt i selskabsdokumenterne
  • Opbevaring af selskabsdokumenter i elektronisk form kan være på en server eller anden cloud-løsning, hvorfra der i forbindelse med tilsyn kan gives de offentlige myndigheder online adgang
  • Hvis ikke selskabsdokumenterne er opbevaret i elektronisk form, skal de opbevares i papirform
  • Den senest registrerede direktion skal sørge for, at selskabsdokumenterne fortsat bliver opbevaret i opbevaringsperioden ved selskabets ophør
  • Ved udskiftning af direktion skal den afgående direktion videregive selskabsdokumenterne til den nye direktion

Dokumenter der skal opbevares

Et ”selskabsdokument” er ethvert dokument eller bilag, som selskabet i medfør af selskabslovens regler er forpligtet til at udarbejde.

Eksempler på selskabsdokumenter, der skal opbevares:

  • Stiftelsesdokument
  • Vedtægter
  • Ejerbog
  • Forretningsorden (såfremt selskabet har en bestyrelse)
  • Generalforsamlingsreferater
  • Vurderingsberetninger
  • Fusions- og spaltningsplaner samt øvrige dokumenter udarbejdet i forbindelse med fusioner og spaltninger

Du kan læse mere om disse i vores overblik over ofte brugte udtryk.

Hvad er sanktionerne ved manglende iagttagelse af opbevaringspligten?

Både manglende og mangelfuld opbevaring af selskabsdokumenterne kan sanktioneres.

Der kan gives en bøde til selskabet. Hvis der er udvist forsæt eller grov uagtsomhed fra de ansvarlige personer i selskabet, kan disse dog ligeledes bødesanktioneres, hvis de har medvirket til en overtrædelse, der ikke kan anses at være af underordnet karakter.

Sanktionen kan i værste fald bestå i tvangsopløsning af selskabet. Det sker, hvis selskabet grundlæggende ikke har overholdt sin pligt til at opbevare selskabsdokumenter. Det vil dog være muligt i første omgang at berigtige forholdet, hvis muligt, indenfor en nærmere angivet frist.

Brug for hjælp?

Med stor erfaring og ekspertise i selskabsret står vores brede udvalg af advokater klar til at vejlede dig, hvis du er i tvivl om noget selskabsretligt. Kontakt os for en gratis samtale om din virksomhed og opbevaringen af selskabsdokumenter. Som en del af Advokatgruppen, har vi været eksperter i selskabsret siden 1987.